1. Objet
aux employeurs (ci-après le/les « Client(s) »), d'automatiser des processus recrutement via les solutions suivantes détaillées ci-après : X-Parsing, X-Ranking, X-Programmatics, X-Metrics, Publication des offres d'emploi.
Les présentes conditions générales d'utilisation s'appliquent sans restriction ni réserve à toute commande de services (ci-après les « Services ») par le Client auprès de XTRAMILE, et ont pour objet de définir leurs modalités et conditions de réalisation.
Les présentes conditions générales d'utilisation et son annexe constituent, avec la Proposition Commerciale, un ensemble contractuel indissociable (ci-après le « Contrat »). En cas de contradiction, les dispositions de la (des) Proposition(s) Commerciale(s) prévalent sur les présentes conditions générales d'utilisation. En cas de contradiction entre différentes Propositions Commerciales, le document le plus récent prévaut sur les plus anciens.
Le Contrat prévaut sur toutes autres conditions générales ou particulières non expressément agréées par XTRAMILE.
2. Plateforme et Services réservées aux professionnels
La Plateforme et les Services sont conçus pour et destinés à un usage professionnel et s'adressent ainsi exclusivement aux professionnels dans le cadre de leur activité.
3. Souscription aux Services et acceptation des conditions générales d'utilisation
3.1 Souscription aux services
Les Services sont fournis sous la forme d'abonnement (ci-après «l'Abonnement »), selon l'une des modalités suivantes :
3.1.1 Formule site internet
Le Client souscrit un Abonnement sur le site internet www.xtramile.io.
3.1.2 Formule API
XTRAMILE peut mettre à la disposition du Client une API (ci-après « l'API ») que le Client devra intégrer sur son système informatique. A cette fin, XTRAMILE communique au Client, par tout moyen écrit utile et notamment par email, un lien d'accès à l'API.
Une documentation d'intégration de l'API est fournie par XTRAMILE. XTRAMILE peut également apporter au Client un support technique, dans les conditions prévues à l'article « Support technique ».
En cas de souscription à la formule API, le Client reconnaît et accepte que l'utilisation de la Plateforme nécessite des connaissances techniques approfondies et des compétences en développement et en intégration logicielle afin de faire fonctionner l'API avec les systèmes du Client.
3.2 Proposition commerciale
3.2.1
Préalablement à toute réalisation de Services, il appartient au Client de fournir à XTRAMILE les informations et documents utiles afin de lui permettre d'identifier ses besoins et attentes. XTRAMILE établira sur cette base une ou plusieurs proposition commerciale (ci-après une «Proposition Commerciale »). La Proposition Commerciale indiquera notamment le contenu des Services, leur prix, ainsi que sa durée de validité.
3.2.2
Le Client qui souhaite commander les Services doit valider la Proposition Commerciale correspondante dans le délai prévu, par tout moyen écrit utile et notamment par email. A défaut, la Proposition Commerciale sera caduque.
3.2.3
Toute validation d'une Proposition Commerciale, expresse ou implicite, emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales d'utilisation, dans leur version en vigueur à la date de la Proposition Commerciale concernée. Toute acceptation sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n'accepte pas d'être lié par les présentes conditions générales d'utilisation ne doit pas commander de Services auprès de XTRAMILE.
3.2.4
En cas de modification des Services initiaux ou de nouvelle commande, une nouvelle Proposition Commerciale est établie. Les dispositions de cette nouvelle Proposition Commerciale prévalent sur celles de l'ancienne. A défaut d'indication dans la nouvelle Proposition Commerciale, les périodes d'engagement restent identiques à la première Proposition Commerciale.
4. Conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme
4.1 Capacité juridique
La Plateforme et les Services sont accessibles :
à toute personne physique disposant de la pleine capacité juridique pour s'engager au titre des présentes conditions générales. La personne physique qui ne dispose pas de la pleine capacité juridique ne peut accéder à la Plateforme et aux Services qu'avec l'accord de son représentant légal ;
à toute personne morale agissant par l'intermédiaire d'une personne physique disposant de la capacité juridique pour contracter au nom et pour le compte de la personne morale.
4.2 Moyens d'accès à la Plateforme
L'accès à la Plateforme nécessite la possession de matériel informatique, de logiciels et d'une connexion à Internet adaptés, performants et sécurisés.
L'accès à la Plateforme et son utilisation optimale requièrent la configuration technique minimale suivante :
la Plateforme est optimisée pour une résolution d'écran de 1024 x 768 pixels,
pour les navigateurs Internet Explorer 9 et supérieur, Chrome 32 et supérieur, Firefox 26 et supérieur et Safari 5 et supérieur,
un moyen de connexion à Internet (permettant l'accès à la Plateforme).
En conséquence, les Clients sont personnellement responsables de leur choix d'équipement et de connexion Internet et XTRAMILE ne pourra en aucun cas être tenue responsable des conséquences résultant de l'installation et de l'utilisation du matériel informatique ou du navigateur Internet du Client.
4.3 Création du compte
Lors de la souscription à un Abonnement, le Client ouvre un compte sur la Plateforme (ci-après le « Compte ») en remplissant le formulaire prévu à cet effet sur la Plateforme. A cette fin, le Client doit fournir l'ensemble des informations marquées comme obligatoires. Toute inscription incomplète ne pourra donner lieu à l'ouverture du Compte.
le Client recevra une confirmation de son inscription par XTRAMILE. Toute inscription incomplète ne sera pas validée. Une fois l'inscription validée par XTRAMILE, le Client aura accès à son Compte. Il pourra ainsi accéder à tout moment à son Compte après s'être identifié à l'aide de son identifiant de connexion ainsi que de son mot de passe.
L'ouverture du Compte permet au Client de gérer son utilisation des Services, sous une forme et selon les moyens techniques que XTRAMILE juge les plus appropriés.
Le Client garantit que toutes les toutes les informations qu'il donne dans le formulaire sont exactes, à jour et sincères et ne sont entachées d'aucun caractère trompeur. Il s'engage à mettre à jour ces informations en cas de modifications, afin qu'elles correspondent toujours aux critères susvisés.
Le Client s'engage à ne créer qu'un seul Compte pour un profil et à utiliser personnellement les Services, et à ne permettre à aucun tiers de les utiliser à sa place ou pour son compte.
Le Client est informé et accepte que les informations saisies aux fins de création ou de mise à jour de son Compte valent preuve de son identité. Les informations saisies par le Client l'engagent dès leur validation.
Le Compte est géré par un ou plusieurs administrateur(s) (ci-après le/les «Administrateur(s) »). L'Administrateur peut créer un ou plusieurs accès au Compte à d'autres utilisateurs, qui bénéficieront de fonctionnalités limitées. Le nombre d'accès qui peuvent être créer par le Client sont précisés dans la Proposition Commerciale.
L'Administrateur est seul responsable de la création de ces accès et des personnes auxquelles il les attribue. Il s'interdit d'utiliser la faculté de création d'un accès afin de donner accès à la Plateforme, directement ou indirectement, à un tiers concurrent de XTRAMILE.
Le Client ne doit pas, sans que cette liste soit exhaustive, communiquer, diffuser, partager, rendre accessible de quelque façon que ce soit son mot de passe et/ou son identifiant à des tiers. Il est responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de son identifiant et de son mot de passe, tout accès à la Plateforme à l'aide de ces derniers étant réputée effectuée par le Client. Celui-ci doit immédiatement contacter XTRAMILE aux coordonnées mentionnées à l'article « Coordonnées » des présentes s'il remarque que son Compte Client a été utilisé à son insu. Il reconnaît à XTRAMILE le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.
À tout moment, le Client peut demander la suppression de son Compte. Le cas échéant, le Client n'aura plus la possibilité d'utiliser les Services.
5. Licence sur la Plateforme
5.1 Étendue de la Licence
XTRAMILE concède au Client, moyennant le paiement du prix défini à l'article « Conditions financières », une Licence non exclusive, personnelle et non transmissible d'utilisation de la Plateforme, dans sa version existante à la date des présentes et dans toutes éventuelles versions à venir, aux seules fins de fourniture des Services.
Le Client peut donner accès à la Plateforme au nombre d'utilisateurs indiqué dans la Proposition Commerciale (ci-après les « Utilisateurs »).
La Licence est concédée au Client pour ses besoins propres, entendus comme les besoins afférents à son activité et pour les seuls Utilisateurs. Il est interdit au Client d'en céder ou d'en transférer le bénéfice à un tiers, quel qu'il soit.
Le Client s'interdit formellement de :
reproduire, arranger, adapter, de façon permanente ou provisoire l'un des éléments de la Plateforme en tout ou en partie, par tous moyens et sous toutes formes ;
procéder à toute forme d'exploitation commerciale de la Plateforme auprès de tiers ;
vendre, céder, fournir, prêter, louer, transférer ou distribuer la Plateforme, en concéder des sous-licences ou autres droits d'usage, ou de manière plus générale, de communiquer à un tiers ou à une société affiliée tout ou partie de la Plateforme ;
modifier la Plateforme et/ou fusionner, intégrer tout ou partie de la Plateforme dans d'autres programmes informatiques ;
compiler la Plateforme, le décompiler, désassembler, traduire, analyser, procéder au reverse engineering ou tenter d'y procéder, sauf dans les limites autorisées par la loi et notamment à l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle ;
utiliser la Plateforme pour développer un produit concurrent ;
et plus généralement d'effectuer tout acte d'utilisation ou d'exploitation de la Plateforme non compris dans la Licence.
La Licence est concédée pour la durée définie à l'article « Durée du Contrat, résiliation » et sous réserve du paiement effectif intégral du prix convenu à l'article « Conditions financières ».
1.1 Assistance à la mise en place de la Licence
XTRAMILE assiste le Client dans la mise en place de la Plateforme tel que spécifiée dans la Proposition Commerciale (ci-après le « Setup »).
Toute demande supplémentaire du Client relative au Setup et/ou d'ajout de nouveaux Services et/ou de nouvelles fonctionnalités fera l'objet d'une commande spécifique. En cas d'accord sur les conditions, notamment financières, d'adaptation de la Licence, celles-ci feront l'objet d'une Proposition Commerciale complémentaire.
6. Description des Services
En fonction de son Abonnement, le Client a accès à un certain nombre de Services définis sur la Plateforme, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que XTRAMILE juge les plus appropriés, et notamment :
6.2 Base de données
XTRAMILE fournit aux Clients un accès à une base de données de Candidats, comprenant les profils des Candidats.
6.3 Publication des offres d'emploi
XTRAMILE publie les offres d'emploi des Clients sur Facebook, Instagram, sur la Plateforme et/ou sur toutes autres plateformes et réseaux sociaux souhaités par les Clients.
6.4 Outil X-Metrics
X-Metrics est un tableau de bord qui aide les ressources humaines à mesurer les performances et donc les budgets des différents leviers de sourcing digitaux mis en place au sein des entreprises.
Le Client peut ainsi avoir une lecture plus fine du ROI des canaux de diffusion utilisés grâce à des analyses croisées comme le coût du recrutement par profil, par région et par niveau d'expérience.
6.5 Outil X-Programmatics
XTRAMILE publie les offres d'emploi des Clients sur Facebook, Instagram, sur la Plateforme et/ou sur toutes autres plateformes et réseaux sociaux souhaités par les Clients.
6.6 Outil X-Ranking
X-Ranking permet de trier automatiquement des candidatures et des offres d'emplois grâce à une technologie s'appuyant sur la sémantique.
6.7 Outil X-Parsing
X-parsing analyse les offres d'emploi et CV pour en extraire les informations clés et les organiser en entités nommées qui sont facilement identifiables.
6.8 Autres Services
XTRAMILE se réserve la possibilité de proposer tout autre Service qu'elle jugera utile, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques qu'elle estimera les plus appropriés pour rendre lesdits Services.
7. Développements spécifiques
XTRAMILE pourra également être amené à proposer au Client des développements spécifiques (ci-après les « Développements Spécifiques »). Les Développements Spécifiques réalisés, ainsi que le planning indicatif et le processus de recette sont le cas échéant décrits dans une Proposition Commerciale.
7.1 Cahier des charges
Les parties s'engagent à rédiger ensemble et d'un commun accord un cahier des charges définissant les éléments opérationnels et techniques des Développements Spécifiques (ci-après le « Cahier des Charges »).
Le Cahier des Charges déterminera notamment les besoins du Client, les spécifications attendues, les différentes phases du développement, les livrables attendus et les délais de réalisation, ceux-ci étant mentionnés à titre indicatif (à ce titre, la responsabilité de XTRAMILE ne pouvant en aucun cas être engagée en cas de retard de livraison par rapport au délai annoncé)
Les Développements Spécifiques ne pourront débuter qu'une fois que les parties auront définitivement validé le Cahier des Charges. Sa version définitive sera établie en 2 (deux) exemplaires, datés et signés par les parties. Chaque partie en conservera 1 (un) exemplaire.
7.2 Propriété intellectuelle relative aux Développements Spécifiques
Le Client ne dispose que d'une Licence d'utilisation sur les Développements Spécifiques, selon des modalités identiques à celles définies ci-dessus pour la Solution.
La Licence ne confère au Client aucun droit de propriété intellectuelle sur les Développements Spécifiques, qui demeurent la propriété entière et exclusive de XTRAMILE.
Le droit d'utilisation est consenti au Client sous réserve du paiement du prix des Développements Spécifiques tel que défini dans les modalités convenues à l'article « Conditions financières ».
En outre, le Client s'engage expressément à ne pas utiliser, copier, ou reproduire, directement ou indirectement, tout ou partie des droits de propriété intellectuelle dont XTRAMILE est titulaire, notamment au titre du droit des marques.
8. Maintenance et support technique de la Plateforme
8.1 Maintenant corrective
XTRAMILE s'engage à corriger, pendant la durée du Contrat, toute anomalie identifiée sur la Plateforme. Le Client devra signaler cette anomalie à XTRAMILE à l'adresse suivante support@myxtramile.com, en fournissant le plus d'informations possible. Si l'anomalie ne semble pas provenir de la Plateforme, il en informera immédiatement le Client. Dans le cas contraire, il prendra tous les moyens nécessaires pour corriger l'anomalie dans un délai qu'il estimera en fonction des corrections à apporter.
XTRAMILE ne saurait être tenue d'assurer une quelconque maintenance dans les cas suivants :
refus du Client de collaborer avec XTRAMILE dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement ;
utilisation de la Plateforme de manière non conforme à sa destination ou à sa documentation ;
modification non autorisée de la Plateforme par le Client ou par un tiers ;
manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat ;
implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec la Plateforme ;
utiliser la Plateforme pour développer un produit concurrent ;
défaillance des réseaux de communication électronique ;
acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
détérioration due à un cas de force majeure telle que définie aux présentes ou à une mauvaise utilisation de la Plateforme.
Toute intervention dans les cas énumérés ci-dessus fera l'objet d'une proposition commerciale supplémentaire.
8.2 Maintenance évolutive
Les évolutions ou mises à jour de la Plateforme et des Services ne sont pas compris dans le prix défini à l'article « Conditions financières ». Si le Client souhaite en bénéficier, cela devra faire l'objet d'une nouvelle Proposition Commerciale.
Néanmoins, XTRAMILE se réserve le droit, à sa libre discrétion, de mettre gratuitement à disposition du Client certaines nouvelles fonctionnalités ou mises à jour.
Elle se réserve le droit de limiter ou de suspendre le fonctionnement de la Plateforme pendant les opérations de maintenance. Elle informera le Client au préalable par tout moyen utile de la réalisation de ces opérations.
8.3 Support technique
En dehors des dysfonctionnements et pour toute question liée à l'intégration de l'API, la formation à l'utilisation des Services et plus généralement à l'utilisation des Services, XTRAMILE offre au Client un support technique.
XTRAMILE répondra dans les meilleurs délais en fonction de la nature de la demande, étant entendu que le support technique est ouvert du lundi au vendredi de 9 heures à 12 heures et de 13 heures à 18 heures, heure de Paris, France, hors jours fériés en France (ci-après « Heures Ouvrées »).
9. Hébergement
XTRAMILE s'engage à assurer, dans les termes d'une obligation de moyens, l'hébergement de la Plateforme, et des données saisies par les Clients dans le cadre de leur utilisation des Services, et échangées avec eux via la Plateforme, conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art, sur ses serveurs situés dans un territoire de l'Union européenne.
Dans le cadre de ce service d'hébergement, XTRAMILE s'engage à fournir au Client des capacités de stockage et de traitement suffisantes pour l'exploitation de la Plateforme.
XTRAMILE s'engage à mettre en œuvre l'ensemble des moyens techniques, conformes à l'état de l'art, nécessaires pour assurer la sécurité de l'accès à la Plateforme et aux Services, portant sur la protection et la surveillance des infrastructures, le contrôle de l'accès physique et/ou immatériel auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en œuvre des mesures de détection, de prévention et de récupération pour protéger les serveurs d'actes malveillants.
XTRAMILE s'engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en œuvre pour les besoins des Services, pour préserver la sécurité des données, et notamment empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
10. Garantie de niveau de service
XTRAMILE s'engage à assurer la permanence, la continuité et la qualité de l'accès à la Plateforme et aux Services, ainsi que de l'exploitation de la Plateforme.
A ce titre, XTRAMILE fera ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à ses outils 24h/24h et 7j/7j et garantir la disponibilité de la Plateforme à 99%, sauf cas de force majeure, telle que définie aux présentes.
Eu égard à la complexité d'Internet, l'inégalité des capacités des différents sous-réseaux, l'afflux à certaines heures des Utilisateurs, aux différents goulots d'étranglement sur lesquels XTRAMILE n'a aucune maîtrise, la responsabilité de XTRAMILE sera limitée au fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.
XTRAMILE ne saurait être tenue pour responsable (i) des vitesses d'accès à ses serveurs, (ii) des ralentissements externes à ses serveurs, et (iii) des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux.
En cas de nécessité, XTRAMILE se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l'accès à la Plateforme et aux Services pour procéder à toute opération de maintenance programmée de la Plateforme. Dans cette hypothèse, XTRAMILE s'engage à informer le Client au minimum 24 (vingt-quatre) heures à l'avance, par tous moyens utiles et notamment par email envoyé aux Administrateurs, de ces opérations de maintenance. XTRAMILE fera ses meilleurs efforts afin que lesdites opérations de maintenance n'excèdent pas 8 (huit) heures et s'effectuent en dehors des Heures Ouvrées.
En cas de faille de sécurité nécessitant l'interruption immédiate de la Plateforme, XTRAMILE se réserve la possibilité de suspendre immédiatement l'accès à la Plateforme. Il en informera le Client dans les plus brefs délais.
Le Client reconnaît et accepte que la présente garantie de niveau de service ne couvre pas toute panne ou interruption de la Plateforme intervenant du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d'accès à Internet.
Le Client reconnait et accepte expressément que le taux de disponibilité ci-dessus ne s'appliquera pas dans les cas énumérés à l'article « Maintenance corrective ».
10. Durée de contrat, résiliation
auf disposition contraire prévue dans la Proposition Commerciale, les Services sont souscrits sous forme d'abonnement (ci-après l'«Abonnement »), qui débute à compter de la date de signature du Contrat pour une durée initiale indiquée dans la Proposition Commerciale (ci-après la « Période Initiale »).
L'Abonnement se renouvelle ensuite tacitement pour des périodes de durée identique, qui sont indiquées dans la Proposition Commerciale (ci-après la/les «Période(s) Ultérieure(s) »), sauf dénonciation effectuée par XTRAMILE ou par le Client au plus tard :
2 (deux) semaines avant la fin de la Période Initiale ;
2 (deux) mois avant la fin d'une Période Ultérieure.
La Période initiale et les Périodes Ultérieures sont ci-après ensemble désignées la « Période ».
La dénonciation de l'Abonnement par l'une des parties s'effectue en adressant une demande à cet effet à l'autre partie par email (à l'adresse support@myxtramile.com) en cas de résiliation par le Client et à l'adresse email utilisée lors de la création du Compte en cas de résiliation par XTRAMILE), mentionnant la volonté de dénoncer l'Abonnement.
La dénonciation de l'Abonnement prend effet à la fin de la Période pendant laquelle la demande est envoyée. Elle entraîne la fermeture de l'accès à la Plateforme. Le Client recevra une confirmation de suppression de Compte par courrier électronique.
Le Client reconnait et accepte qu'en cas de résiliation, l'ensemble des paramétrages effectués par le Client sur la Plateforme seront perdus.
11. Conditions financières
11.1 Prix
Le prix est indiqué dans la Proposition Commerciale et est, sauf mention contraire, exprimé en Euros et hors taxes.
Toute Période entamée est due dans son intégralité et tout acompte versé est non-remboursable.
11.2 Révision des prix
Les prix peuvent faire l’objet d’une révision par XTRAMILE à tout moment, à sa libre discrétion. Le Client sera informé de ces modifications par XTRAMILE par tout moyen écrit utile (et notamment par email) 3 (trois) mois au moins avant l’entrée en vigueur du nouveau prix.
Une fois entrés en vigueur, les nouveaux prix s’appliqueront à compter de la date de renouvellement de l’Abonnement.
Si le Client n’accepte pas les nouveaux prix, il pourra résilier son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Durée du Contrat, résiliation ».
11.3 Facturations et modalités de paiement
Les modalités de facturation de l’Abonnement sont indiquées dans la Proposition Commerciale.
Sauf mention contraire dans la Proposition Commerciale, chaque facture est réglable par virement bancaire dans les 30 (trente) jours calendaires à compter de son émission.
11.4 Retards et incidents de paiement
Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance entraînera automatiquement, et sans préjudice des dispositions des articles « Résolution pour manquement » et « Sanctions des manquements » et dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture :
(i) la déchéance du terme de l’ensemble des sommes dues par le Client et leur exigibilité immédiate ;
(ii) la suspension immédiate des Services en cours jusqu’au complet paiement de l’intégralité des sommes dues par le Client ;
(iii) la facturation au profit de XTRAMILE d’un intérêt de retard au taux de 3 (trois) fois le taux de l’intérêt légal, assis sur le montant de l’intégralité des sommes dues par le Client et d’une indemnité forfaitaire de 40 (quarante) euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant
12. Convention de preuve
Le Client reconnaît et accepte expressément :
(i) que les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques de XTRAMILE font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes ;
(ii) que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les parties.
13. Obligations et responsabilité du Client
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client s’engage à respecter les obligations qui suivent.
13.1
Le Client s’engage, dans son usage de la Plateforme et des Services, à respecter les lois et règlements en vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public.
13.2
Le Client déclare avoir reçu de XTRAMILE, préalablement à la signature des présentes, tous conseils, instructions et précisions qui lui sont nécessaires pour souscrire aux présentes en toute connaissance de cause, qu’il dispose ainsi d’une connaissance suffisante des caractéristiques et des fonctionnalités de la Plateforme et des Services, et qu’il a, préalablement aux présentes, suffisamment échangé avec XTRAMILE pour s’assurer que la Plateforme et les Services correspondent à ses attentes, besoins et contraintes.
Le Client est seul responsable de son utilisation de la Plateforme et des Services.
13.3
Le Client s’engage à faire un usage strictement personnel des Services. Il s’interdit en conséquence de céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un tiers, de quelque manière que ce soit, et notamment le Client s’interdit de commercialiser les Services fournis par XTRAMILE.
Plus généralement le Client s’engage à coopérer activement avec XTRAMILE en vue de la bonne exécution des présentes.
Le Client reconnait et accepte que tout document transmis par XTRAMILE dans le cadre des Services (et notamment des documents techniques d’aide à l’intégration des outils sélectionnés par le Client).
13.4
Le Client s’engage à ce que les contenus, CVs, offres d’emploi, profils, photographies, offres d'emploi ou toute autre information ajoutés/indiqués sur la Plateforme (ci-après les « Contenus ») soient licites, ne portent pas atteinte à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers, n’enfreignent aucune disposition législative ou règlementaire et plus généralement, ne soient aucunement susceptibles de mettre en jeu la responsabilité civile ou pénale de XTRAMILE.
Le Client est seul responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des Contenus, XTRAMILE ne pouvant en aucun cas être tenue responsable des éventuelles erreurs, coquilles, omissions ou indications de nature à induire en erreur.
Le Client s’interdit ainsi de diffuser, notamment et sans que cette liste soit exhaustive :
des Contenus pornographiques, obscènes, indécents, choquants ou inadaptés à un public familial, diffamatoires, injurieux, violents, racistes, xénophobes ou révisionnistes ;
des Contenus contrefaisants ;
des Contenus attentatoires à l’image d’un tiers ;
des Contenus mensongers, trompeurs ou proposant ou promouvant des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses ;
des Contenus ayant pour effet de réduire, désorganiser ou empêcher l'utilisation normale des Services ou d'interrompre ou de ralentir la circulation normale des communications entre les Candidats et les Clients, tels que des contenus nuisibles aux systèmes informatiques de tiers (tels que virus, vers, chevaux de Troie, etc.) ;
et plus généralement des Contenus susceptibles de porter atteinte aux droits de tiers ou d’être préjudiciables à des tiers, de quelque manière et sous quelque forme que ce soit.
Le cas échéant, XTRAMILE se réserve le droit de supprimer ces Contenus.
13.5
Le Client est informé et accepte que l’utilisation de la Plateforme et de Services nécessitent qu’il soit connecté à Internet et que la qualité des Services dépend directement de cette connexion, dont il est seul responsable.
13.6
Le Client s’interdit de monnayer, céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un quelconque tiers, y compris si ce tiers a un lien direct ou indirect avec Client, de quelque manière que ce soit.
13.7
Le Client est seul responsable à l'égard de XTRAMILE et, le cas échéant, de tout tiers, pour tous les dommages, directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, causés par un Contenu publié, transmis ou diffusé lors de l'utilisation des Services.
Plus généralement, le Client garantit ainsi XTRAMILE contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques qu’elle pourrait subir du fait de la violation, par le Client de l’une quelconque de ses obligations aux termes des présentes. Il s’engage à payer à XTRAMILE tous les frais, charges et/ou condamnations qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.
14. Comportements prohibés
Il est strictement interdit d’utiliser les Services aux fins suivantes :
l’exercice d’activités illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers ;
l’atteinte à l’ordre public ou la violation des lois et règlements en vigueur ;
l’intrusion dans le système informatique d’un tiers ou toute activité de nature à nuire, contrôler, interférer, ou intercepter tout ou partie du système informatique d’un tiers, en violer l’intégrité ou la sécurité ;
l’envoi d’emails non sollicités et/ou de prospection ou sollicitation commerciale ;
les manipulations destinées à améliorer le référencement d’un site tiers ;
l’aide ou l’incitation, sous quelque forme et de quelque manière que ce soit, à un ou plusieurs des actes et activités décrits ci-dessus ;
et plus généralement toute pratique détournant les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus.
15. Obligations et responsabilité de XTRAMILE
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, XTRAMILE s’engage à respecter les obligations qui suivent.
15.1
XTRAMILE s’engage à fournir la Plateforme et les Services avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une obligation de moyens, ce que le Client reconnaît et accepte expressément.
15.2
XTRAMILE s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité de la Plateforme.
XTRAMILE ne saurait être tenue responsable de tout manque de vigilance de la part des Clients dans le maintien de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe pour accéder à la Plateforme.
15.3
XTRAMILE s’engage à n’utiliser les éléments qui pourront lui être transmis dans le cadre des présentes qu’aux fins d’exécution des Services et à ne pas les diffuser ou partager avec quelque tiers que ce soit, sauf demande ou accord exprès du Client.
XTRAMILE s’interdit d’utiliser ces éléments à des fins de prospection ou de sollicitation commerciale. Plus généralement, il s’interdit par conséquent d’en réutiliser tout ou partie sous quelque forme que ce soit et dus détourner de leur finalité à savoir l’exécution des Services.
15.4
XTRAMILE n’a pas connaissance des Contenus mis en ligne par les Clients dans le cadre des Services, sur lesquels elle n’effectue aucune modération, sélection, vérification ou contrôle d’aucune sorte et à l’égard desquels elle n’intervient qu’en tant que prestataire d’hébergement.
XTRAMILE intervient en qualité de courtier en ce qu’elle met à la disposition des Employés des outils et moyens techniques leur permettant d’entrer en relation aux fins de recrutement. Sa responsabilité se limite à la fourniture de ces moyens, tels que décrits aux présentes et à la mise en relation entre Candidats et Clients.
Par conséquent :
XTRAMILE ne peut être tenue pour responsable des Contenus, dont les auteurs sont des tiers.
Par conséquent, le Client est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la mise à jour des Contenus.
Les contenus préjudiciables à un tiers peuvent faire l’objet d’une notification à XTRAMILE selon les modalités prévues par l’article 6 I 5 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, XTRAMILE se réservant de prendre les mesures décrites à l’article « Sanctions des manquements ».
XTRAMILE agit en son nom personnel et ne passe aucun acte juridique au nom et pour le compte des Clients, qui contractent directement avec les Candidats.
XTRAMILE n’étant donc pas partie aux contrats conclus entre les Candidats et les Clients, elle ne saurait en aucun cas voire sa responsabilité engagée au titre des difficultés pouvant intervenir lors de la conclusion ou de l’exécution de ces contrats, ni être partie à quelques litiges éventuels que ce soit. Les Clients s’obligent ainsi à mettre XTRAMILE hors de cause dans tous différends ou litiges entre lesdites personnes et à faire leur affaire personnelle de leur résolution.
Toutefois, dans un souci d’amélioration constante de la qualité des Services, XTRAMILE invite les Clients à lui faire part de tous les commentaires et informations qu’ils pourraient souhaiter porter à sa connaissance concernant la qualité des transactions réalisées par l’intermédiaire des Services.
15.5
XTRAMILE ne garantit pas au Client que ce dernier trouvera le Candidat souhaité pour un poste.
15.6
XTRAMILE s’engage à procéder régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de la Plateforme.
Néanmoins, XTRAMILE ne garantit pas au Client que la Plateforme et les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts. A ce titre, XTRAMILE se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès à la Plateforme pour des raisons de maintenance. De même, XTRAMILE ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à la Plateforme qui auraient pour origine des circonstances qui lui sont extérieures, telles que la force majeure, ou encore qui seraient dues à des perturbations des réseaux de télécommunication.
15.7
11.7. XTRAMILE se réserve le droit, à tout moment et sans préavis, de modifier les informations contenues sur la Plateforme dans le cadre de sa mise à jour ou de correction d'erreurs ou d'inexactitudes.
15.8
Les Services fournis par les outils X-Metrics, X-Programmatics, X-Ranking et X-Parsing ne peuvent être rendus que pour :
des Contenus édités par ordinateur (i.e. non manuscrits) ;
des données rédigées dans l’alphabet latin et/ou contenant une numérotation décimale ;
toute autre précision spécifiée par XTRAMILE dans la Proposition Commerciale.
XTRAMILE ne peut pas garantir l’extraction exacte des données et informations issues des Contenus transmis sous d’autres systèmes et/ou formats que ceux évoqués ci-dessus.
15.9
XTRAMILE ne garantit pas l’exactitude du marquage ou de la saisie des données et informations figurant dans les Contenus. Le Client reconnait et accepte que les Contenus contenant des données illisibles peuvent ne pas être traités correctement.
15.10
XTRAMILE ne garantit pas que les notes ou autres informations manuscrites figurant sur les Contenus seront correctement traités par XTRAMILE.
15.11
TRAMILE ne pourra être tenue responsable vis-à-vis de tout Client, que des dommages directs subis par ledit Client. En tout état de cause la responsabilité de XTRAMILE sera limitée au montant total payé par Client dans les 6 (six) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité.
16. Propriété intellectuelle
16.1 Propriété intellectuelle de XTRAMILE
Le Client reconnaît de convention expresse que le Contrat ne lui confère aucun droit de propriété intellectuelle de quelque nature que ce soit sur la Plateforme, l’API et plus généralement, sur les systèmes, logiciels, structures, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (documentation technique remise au Client, templates, textes, images, visuels, logos, marques, base de données, etc.) exploités par XTRAMILE dans le cadre de la fourniture des Services.
Le Client ne dispose que d’une simple licence d’utilisation sur la Plateforme et les contenus dans les conditions définies aux présentes.
En conséquence, tous désassemblages, décompilations, décryptages, extractions, réutilisations, copies et plus généralement tous actes de reproduction, représentation, diffusion et utilisation de l’un quelconque des éléments composant la Plateforme, en tout ou en partie, sans l’autorisation de XTRAMILE, sont strictement interdits et pourront faire l’objet de poursuites judiciaires.
12.2 Propriété intellectuelle du Client
Aux fins de mise en œuvre des Services, le Client accorde à XTRAMILE une licence mondiale, gratuite, non-exclusive d’utilisation des Contenus. Ainsi, le Client :
consent à ce que ses Contenus soient diffusés à titre gracieux par XTRAMILE par tout moyen et sur tout support sur la Plateforme et sur tous autres sites internet français ou étrangers, édités par toutes sociétés avec lesquelles XTRAMILE a des accords ;
accepte que ses Contenus rédactionnels soient traduits en toutes langues ;
reconnaît et accepte que les Contenus pourront faire l’objet de modifications, notamment quant à leur cadrage, leur format et leurs couleurs, ainsi que d’altérations ou de dégradations dans leur qualité, en fonction des contraintes techniques de la Plateforme ;
renonce à demander à XTRAMILE une quelconque rémunération, redevance, indemnité ou compensation financière à ce titre.
En outre, le Client comprend et reconnait qu'il peut être difficile de retirer les Contenus des canaux de médias sociaux et des sites internet de partage de XTRAMILE (tels que Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Tumblr, YouTube, etc.), et accepte que ces éléments puissent rester sur les canaux de médias sociaux et les sites internet de partage tels qu'ils ont été publiés à l'origine, à condition qu'à l’issue du Contrat, XTRAMILE ne publie pas à nouveau ou n'autorise pas d'autres personnes à publier à nouveau ces éléments.
17. Liens hypertextes
Vers une plateforme tierce
La Plateforme peut contenir des liens hypertextes vers d'autres sites présents sur Internet, et notamment le site internet du Client sur lequel peuvent être intégrés les Services.
XTRAMILE ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de la disponibilité technique de sites internet ou d’applications mobiles exploités par des tiers (y compris ses éventuels partenaires).
XTRAMILE n'endosse aucune responsabilité au titre des contenus, publicités, produits et/ou services disponibles sur de tels sites et applications mobiles tiers dont il est rappelé qu’ils sont régis par leurs propres conditions d’utilisation.
XTRAMILE n'est pas non plus responsable des transactions intervenues entre le Client et un quelconque annonceur, professionnel ou commerçant (y compris ses éventuels partenaires) vers lequel le Client serait orienté par l'intermédiaire de la Plateforme et ne saurait en aucun cas être partie à quelques litiges éventuels que ce soit avec ces tiers concernant notamment la livraison de produits et/ou services, les garanties, déclarations et autres obligations quelconques auxquelles ces tiers sont tenus.
Vers la Plateforme
Le Client est libre d’inclure sur son site internet un lien vers la Plateforme. La Plateforme devra le cas échéant être affichée dans une nouvelle fenêtre de navigateur. XTRAMILE se réserve néanmoins le droit de demander la suppression d'un lien s’il l’estime incompatible avec ses Services ou son image.
18. Protection des données à caractère personnel
18.1 XTRAMILE en qualité de responsable de traitement
Les caractéristiques détaillées de ce traitement sont explicitées dans lacharte relative à la protection des données à caractère personnel accessible sur la Plateforme.
18.2 Formule API : XTRAMILE en qualité de sous-traitant
Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme par le Client par le biais d’une API, XTRAMILE est amené à traiter des données à caractère personnel en qualité de sous-traitant, dont les modalités sont indiquées en Annexe.
19. Références commerciales
Sauf mention expresse dans la Proposition Commerciale, les parties s’autorisent expressément et mutuellement à faire usage à titre gratuit de leurs noms, marques et logos respectifs ainsi que des références de leurs sites internet et réseaux sociaux et plus généralement pour toute communication extérieure, à titre de références commerciales, sur tout support et sous quelque forme que ce soit, pendant la durée du Contrat et au-delà, pendant une durée de 5 (cinq) ans.
20. Confidentialité
Chaque partie s’engage à garder strictement confidentiels les documents, éléments, données et informations de l’autre partie dont elle serait destinataire. S’agissant de XTRAMILE, les parties conviennent d’ores et déjà expressément que cette obligation de confidentialité couvre les données à caractère personnel que XTRAMILE sera amené à traiter pour le Client dans le cadre des Services. L’ensemble de ces informations est désigné ci-après les «Informations Confidentielles ».
La partie qui reçoit des Informations Confidentielles s’engage à ne pas les divulguer sans accord préalable de l’autre partie, pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter de la fin de l’exécution des Services concernés. Elle ne pourra les transmettre à des employés, collaborateurs, stagiaires ou conseils que s’ils sont tenus à la même obligation de confidentialité que celle prévue aux présentes. Cette obligation ne s’étend pas aux documents, éléments, données et informations :
(i) dont la partie qui les reçoit avait déjà connaissance ;
(ii) déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du Contrat ;
(iii) qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ;
(iv) dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une partie au titre du Contrat.
Cession du contrat
l est d’ores et déjà entendu que chaque partie pourra déléguer ou céder tout ou partie des droits et obligations du Contrat :
Par société affiliée, on entend toute personne, présente ou à venir, qui, directement ou indirectement, (i) contrôle ou est contrôlée par, ou est sous le contrôle commun, de l’une des parties, ou (ii) sur lesquelles l’une des parties détient une participation ; les notions de contrôle et de participation étant celles entendues au sens des articles L. 233-1 et suivants du Code de commerce, à savoir :
pour la participation, une détention entre 10% et 50% du capital ;
pour le contrôle, une détention de plus de 50% des actions ou des droits de vote, ou le droit d'élire la majorité des membres du conseil d'administration ou de tout autre organe directeur similaire.
S’il s’agit d’un concurrent direct, la partie concernée pourra refuser la cession et devra résilier le Contrat selon les modalités prévues aux présentes.
22. Sous-traitance
XTRAMILE se réserve la faculté de recourir à des sous-traitants afin de procéder aux Services. Dans cette hypothèse, XTRAMILE en avisera le Client et s’engage à faire respecter par ses sous-traitants les mêmes obligations contractuelles que celles auxquelles il se soumet dans le cadre du Contrat. XTRAMILE restera en tout état de cause seule responsable de la bonne exécution des Services à l’égard du Client.
23. Réglementation sociale
XTRAMILE déclare se conformer à la législation fiscale et sociale en vigueur, être à jour du paiement des cotisations sociales et être en mesure de fournir la preuve du respect des différentes obligations applicables en la matière, à la demande du Client. XTRAMILE devra obligatoirement fournir au Client, sur demande de celui-ci et aussi souvent que nécessaire, jusqu’à la fin de l’exécution du Contrat, les documents suivants :
(i) une carte d’identification justifiant de l’immatriculation au registre des métiers ou un extrait de l’inscription au registre du Commerce et des Sociétés daté de moins de 3 (trois) mois (extrait K ou KBIS), ou équivalent pour une société étrangère ;
(ii) une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant à XTRAMILE.
23. Force majeure
Aucune des parties ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’exécution des présentes qui auraient pour origine la force majeure. Les parties conviennent d’entendre par force majeure les événements habituellement reconnus comme tels à l’article 1218 du Code civil et les tribunaux français, en ce compris notamment les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions gouvernementales, épidémies, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de télécommunication.
La survenance d’un cas de force majeure suspend l’exécution des conditions générales dès réception par l’une des parties de l’information transmise par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par l’autre partie. Les parties feront donc leur meilleurs efforts pour notifier l’autre partie de la survenance d’un cas de force majeure.
Dans l’hypothèse d’un cas de force majeure faisant obstacle à l’exécution de ses obligations par une partie et se poursuivant au-delà d’une durée d’un mois, les présentes conditions générales pourront être résiliées par l’une ou l’autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, sans qu’aucune des parties n’ait à verser à l’autre une quelconque indemnité.
24. Résiliation par manquement
En cas de manquement par l’une des parties à ses obligations au titre du Contrat, celui-ci sera résilié de plein droit 30 (trente) jours après réception par la partie défaillante d’une mise en demeure, restée sans effet, par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourront être réclamés à la partie défaillante.
25. Sanctions des manquements
En cas de manquement à l’une quelconque des dispositions du Contrat, ou plus généralement, d’infraction aux lois et règlements par le Client, XTRAMILE se réserve le droit de :
(i) suspendre, supprimer ou empêcher l’accès à la Plateforme au Client, auteur du manquement ou de l’infraction, ou y ayant participé ;
(ii) supprimer tout Service en lien avec le manquement ou l’infraction considéré(e), en totalité ou en partie ;
(iii) prendre toutes mesures appropriées et engager toute action en justice ;
(iv) avertir le cas échéant les autorités compétentes, coopérer avec elles et leur fournir toutes les informations utiles à la recherche et à la répression d’activités illégales ou illicites.
26. Effet de la fin du Contrat et réversibilité
La fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause, hormis lorsqu’elle est due à un cas de force majeure dans les conditions définies à l’article « Force majeure », entrainera la fin des Services et le Client devra cesser sans délai toute utilisation de la Plateforme et remettre à XTRAMILE tous programmes et documents relatifs à celle-ci. Elle sera sans incidence sur les dispositions des présentes ayant vocation à perdurer au-delà, et notamment les articles « Propriété intellectuelle », « Effets de la fin du Contrat et réversibilité » et « Confidentialité ».
Sur demande, XTRAMILE pourra procéder à la réversibilité de ces données afin de permettre au Client, ou à tout prestataire de son choix de reprendre les Services objet des présentes dans des conditions d’exploitation normales assurant la continuité desdits Services, sur le système que le Client aura sélectionné.
L’ensemble des services liés à la réversibilité fera l’objet d’un devis par XTRAMILE.
XTRAMILE s’engage également à procéder à la destruction des données et informations du Client et à ne pas conserver de copie. Le Client s’engage à collaborer activement avec XTRAMILE afin de faciliter la récupération des données et informations.
Il est entendu de convention expresse entre les parties que XTRAMILE sera déchargée de son obligation de procéder aux Services de réversibilité visés ci-dessus tant que le Client n’aura pas réglé l’intégralité des factures émises par XTRAMILE au titre de l’exécution des présentes.
27. Modifications
XTRAMILE se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes conditions générales.
Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen écrit utile, y compris par email 2 (deux) mois au moins avant leur entrée en vigueur.
Une fois entrées en vigueur, les conditions générales modifiées s’appliqueront à compter de la date de renouvellement de l’Abonnement.
Si le Client n’accepte pas les nouvelles conditions générales, il doit résilier le Contrat selon les modalités prévues à l’article « Durée du Contrat, résiliation ».
28. Signature éléctronique
Il est entendu entre les parties que le Contrat pourra être signé par tout moyen électronique, les parties reconnaissant la fiabilité du procédé lui conférant ainsi la même valeur juridique qu'une signature manuscrite au sens de la loi.
23. Loi applicable et juridiction
Le Contrat est soumis au droit français et sera régi et interprété selon ce droit.
Tout litige pouvant naître à l'occasion de sa validité, de son interprétation ou de son exécution sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris (France), sauf règle de procédure impérative contraire.
1. Objet
Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles XTRAMILE s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après le « règlement européen sur la protection des données »).
2. Description du traitement faisant l'objet de la sous-traitance
XTRAMILE (ci-après le « Sous-traitant ») est autorisé à traiter pour le compte du Client (ci-après le « Responsable de traitement ») les données à caractère personnel nécessaires pour fournir ses services.
La nature des opérations réalisées sur les données est : la collecte et conservation des données personnelles.
Collecte : le Responsable de traitement, est le seul à décider de la nature, du but et de l’utilisation des informations personnelles saisies que ce soit des informations générales (nom, prénom, date de naissance), de contact (adresse, téléphone), ou bien plus spécifiques (champs personnalisés de clients) ;
Conservation : le stockage des données saisies est réalisé par le sous-traitant sur des serveurs sécurisés localisés en Europe (cf. ci-après).
La ou les finalités du traitement sont :
la gestion du service de recrutement pour les Candidats qui souhaitent postuler à des annonces d'emploi postées par le Responsable de traitement ;
le pilotage d’évènements RH relatifs aux salariés du Responsable de traitement.
Les données à caractère personnel traitées sont : nom, prénom, email, téléphone, expérience professionnelle, formation, compétences, adresse IP.
Les catégories de personnes concernées sont les Candidats qui souhaitent postuler à une offre d’emploi publiée par le Responsable de traitement et les salariés du Responsable de traitement.
3. Durée du traitement
Le traitement est conclu pour une durée nécessaire à la réalisation des Services par le Sous-traitant. Le traitement prendra également fin lorsque le Responsable du traitement décide de fermer son Compte. Une demande de fermeture de Compte (y compris la suppression de l’information) peut être envoyée par mail à tout moment à rgpd@myxtramile.com.
4. Obligations du Sous-traitant vis-à-vis du Responsable de traitement
Le Sous-traitant s'engage à :
Traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;
Traiter les données conformément aux instructions documentées du Responsable de traitement. Il est précisé sur ce point que tout paramétrage, par le Responsable de traitement, de la Plateforme, sera réputé valoir instruction du Responsable de traitement, les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques du Sous-traitant constituant une preuve entre les parties à cet égard.
Traiter les données conformément aux instructions documentées du Responsable de traitement. Il est précisé sur ce point que tout paramétrage, par le Responsable de traitement, de la Plateforme, sera réputé valoir instruction du Responsable de traitement, les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques du Sous-traitant constituant une preuve entre les parties à cet égard.
Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat ;
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du Contrat : s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
5. Sous-traitance
Le Sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après le «Sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques tel que notamment la gestion des accès.
Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.
Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.
Le Responsable de traitement dispose d’un délai minium de 1 (un) mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Responsable de traitement n&pos;a pas émis d'objection pendant le délai convenu. Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des présentes pour le compte et selon les instructions du Responsable de traitement. Il appartient au Sous-traitant initial de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le Sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le Responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.
6. Droit d'information des personnes concernées
Il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte.
7. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le Responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au Responsable de traitement par tout moyen et notamment par mail.
8. Notification des violations de données à caractère personnel
Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 (quarante-huit) heures après en avoir pris connaissance et par email.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Après accord du Responsable de traitement, le Sous-traitant notifie à l’autorité de contrôle compétente (la CNIL), au nom et pour le compte du Responsable de traitement, les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 (soixante-douze) heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
La notification contient au moins :
la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Après accord du Responsable de traitement, le Sous-traitant communique, au nom et pour le compte du Responsable de traitement, la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne physique.
La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données à caractère personnel et contient au moins :
la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
9. Aide du Sous-traitant dans le cadre du respect par le Responsable de traitement de ses obligations
Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.
Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
10. Mesures de sécurité
Le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
La navigation sur la plateforme du Sous-traitant est privée et protégée grâce aux technologies SSL (https). Aucune autre personne à part le Responsable de traitement (ou toute autre personne désignée par le Responsable de traitement) n’aura accès aux informations saisies sur la Plateforme.
Mot de passe : seul le Responsable du traitement a accès à ses données. La gestion des accès est déléguée à un partenaire de confiance. L’utilisation d’un mot de passe personnel, confidentiel et sécurisé est obligatoire (au moins huit caractères, lettres et chiffres).
Le Sous-traitant ne connaît pas le mot de passe et donc n’est pas en mesure de le communiquer. En cas d’oubli, le Responsable du traitement peut choisir de recevoir un email lui permettant de choisir un nouveau mot de passe.
Il est interdit de partager les informations de connexion à des tiers. Le Sous-traitant met à disposition des accès sécurisés pour des tiers autorisés (i.e comptable, équipe technique et support).
Les moyens permettant de garantir la sécurité, confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement pour lesquels le Sous-traitant s’appuie sur les services gérés par Microsoft Azure.
Toutes les données saisies sont stockées dans des serveurs hautement sécurisés et des copies de sécurité sont réalisées sur des serveurs pour diminuer au maximum le risque de perte des données. Cfpolitique de confidentialité de Microsoft.
En outre, le Sous-traitant réalise de tests de sécurité, des correctifs et des mises à jour régulières afin de garantir le bon fonctionnement du service. En cas de panne du système, le Sous-traitant s’engage à rétablir le système sous 48 heures.
11. Sort des données
Au terme du Contrat, le Sous-traitant s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du Sous-traitant. Une fois les copies détruites, le Sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction.
12. Délégue à la protection des données
Le Sous-traitant communique au Responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.
13. Registre des catégories d’activités de traitement
Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de traitement.
Le Responsable de traitement peut demander le registre des activités de traitement pour consultation à l’adressergpd@myxtramile.com.
Ce registre doit contenir :
le nom et les coordonnées du Responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
les catégories de traitements effectués pour le compte du Responsable du traitement;
le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ;
dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins : le chiffrement des données à caractère personnel, des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement; des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique; une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
14. Documentation
Le Sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable de traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté contribuer à ces audits.
Dans le cadre de tels audits, le Responsable de traitement ou l’auditeur mandaté par lui ne seront pas autorisés à accéder aux secrets d’affaires du Sous-traitant, aux informations stratégiques de celle-ci ou aux informations que le Sous-traitant s’est engagé à garder confidentielles. Le Sous-traitant pourra s’opposer à toute mesure de contrôle du Responsable de traitement ou de l’auditeur mandaté par lui qui serait susceptible de leur donner accès à de telles données ou informations, sans que le Responsable de traitement puisse effectuer la moindre réclamation à cet égard. Le Responsable de traitement veillera par ailleurs en tout état de cause à ce que l’auditeur et, plus généralement, le personnel procédant audit contrôle soient soumis à des obligations de confidentialité appropriées.
15. Obligations du responsable de traitement vis à-vis du sous-traitant
Le Responsable de traitement s’engage à :
Fournir au Sous-traitant les données visées au II des présentes clauses ;
Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du Sous-traitant ;
Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant.